Protocolo para una videoconferencia

INTRODUCCIÓN
La videoconferencia es un medio
de divulgación y capacitación
tecnológico que apoya a la
didáctica dentro de los procesos
académicos o administrativos en
los cuales se comparte
información.
Por medio de éste dos o más
puntos distantes establecen
comunicación con una capacidad
de transmisión y recepción de
audio y video en forma
bidireccional. Esto hace que en un
medio organizacional y educativo,
el conferencista, el docente y los
estudiantes, desde todos los sitios,
se vean unos a otros y establezcan
una comunicación interactiva y
simultánea.

Dada su flexibilidad, la
videoconferencia posee grandes
ventajas sobre el resto de los
medios de comunicación. Su
interacción es más real, productiva
y eficaz. Representa el modelo más
cercano de divulgar de una manera
virtual cara a cara, ya que permite
el empleo de técnicas grupales, de
pregunta y respuesta, de
exposición y sustentación de ideas
y generación de debates. Es por lo
tanto, un medio de gran valor
didáctico, en el que se involucran
el intercambio de datos, imágenes,
videos, y, prácticamente, cualquier
tipo de información
Este es un servicio integrado que
ofrece el SENA para mejorar su
cobertura, obtener una
comunicación eficaz y aumentar la
productividad de la entidad.
El servicio se rige por los principios
de puntualidad, respeto, equidad,
calidad y ética
El servicio se considera como de
Primordial interés para la Institución,
deben apoyar su Misión (Formación
Profesional Integral).
El servicio se realiza de acuerdo Con
necesidades académicas y
Administrativas sustentadas
Debidamente y con un costo de valor
por punto y hora. Para Entidades
privadas sera el equivalente a
(21s.m.l.dv) por cada dos (2) horas de
conexión (únicamente con fines
educativos) esto en cumplimiento de
la normatividad vigente resolución
00174 del 2005.
El solicitante deberá respetar todos los
lineamientos incluidos en este
documento para conservar el derecho a
continuar utilizando este medio de
comunicación.
Si la cancelación del evento es
ocasionada por alguna causa interna del
SENA o generada por el proveedor que
nos presta el servicio (fallas técnicas,
fenómenos naturales, situaciones de
orden público, paros, entre otros), la
Dirección General del SENA avisará por
escrito al solicitante o hablará con el
responsable del evento. En dicha
eventualidad, los gastos serán cargados
al SENA.
DATOS DE INTERÉS

La dependencia o empresa
solicitante del servicio es la
responsable de la divulgación del
evento al grupo objetivo.
El primer punto a tener en cuenta a
la hora de prepararse para
participar en una videoconferencia
es el vestuario. La mayor parte del
tiempo las regionales receptoras
estarán viendo al conferencista y,
en algunos casos, la indumentaria
puede disminuir la resolución de la
imagen. Debe procurar vestirse
con tonos suaves y uniformes, y
evitar, en lo posible, adornos
metálicos u otros objetos que
puedan producir reflejos.
Durante la realización de la
videoconferencia, no deben
realizarse excesivos movimientos
(en beneficio de la calidad de la
imagen, el conferencista no debe
levantarse o andar por el
auditorio). Se recomienda que
permanezca sentado frente a la
cámara y su actitud sea la misma
que tendría si estuviese con los
alumnos o el público alrededor de
una mesa o un auditorio.
Debido al complejo proceso de
tratamiento de la información que
tiene lugar en los equipos, se
produce un pequeño retraso de
medio segundo aproximadamenteen
la recepción de la imagen y del
sonido en el otro extremo (un
ejemplo ilustrativo de este retraso
se produce cuando alguien cuenta
un chiste y se observa que en el
otro extremo tardan cerca de
medio segundo en reírse). Este
pequeño retraso no dificulta el
diálogo pero hay que tenerlo en
cuenta a la hora de participar en
una discusión.
Para la coordinación logística del
evento, es necesario que se
advierta en la solicitud del servicio
quién se hará responsable en
representación del solicitante (con
número telefónico y correo
electrónico).
Por contar con un micrófono
ambiental, se recomienda no
utilizar papeles, bolígrafos u otros
elementos que puedan generar
ruido, ni mucho menos tapar el
micrófono a la hora de su
exposición.

NORMAS PARA LOS SOLICITANTES
DEL SERVICIO
Es importante reservar con
antelación y telefónicamente la
fecha del evento, para que no se
presenten casos en los cuales haya
algo programado. Transcurridos
cinco días, la reserva pierde su
vigencia.
Hay que tener en cuenta la amplia
divulgación que tiene que realizar
el solicitante y todas las
condiciones pertinentes del evento
en cuanto a la parte técnica,
operativa y logística de la emisión
y recepción de los puntos de
enlace. Las videoconferencias
deberán solicitarse con 30 días
hábiles de antelación al evento.
Las pruebas de videoconferencias
externas deberán hacerse con
cinco días hábiles previos a la
ocurrencia del evento.
La persona responsable del evento y
los conferencistas deben estar 20
minutos antes de su emisión. En la
sala de videoconferencia siempre
habrá un funcionario SENA, que
proporcionará toda la asistencia que
se necesite.
El solicitante deberá verificar con
anticipación el diseño de sus ayudas
didácticas (contenido, ortografía y
formato). No se permitirán
correcciones minutos antes de la
conexión.
El solicitante deberá entregar 10
minutos antes del inicio de la
videoconferencia el guión con el
respectivo orden de las
intervenciones y copia a los
conferencistas y personas que
manejan la parte operativa

No se permite el ingreso de
alimentos ni bebidas a las áreas
técnicas en donde estén los equipos
de videoconferencia.
Tampoco está permitido fumar.
No es requisito grabar las
videoconferencias, solamente
cuando el solicitante lo exprese en
la comunicación y proporcione el
CD, la que podrá obtener 1 día Hábil
des pues de la emisión.
En caso de retraso en el enlace o
llegada de las personas
participantes, se respetarán sus
reservaciones hasta 15 minutos
después de la hora programada;
transcurrido este lapso, el personal
técnico y operativo hará el
respectivo desmonte de los equipos
y la señal.


FORMATO DE SOLICITUD DEL SERVICIO

Cada usuario, deberá diligenciar el
siguiente formato para reservar el
servicio, el solicitante deberá esperar
una respuesta para que realice la
respectiva divulgación del evento.
Antes de diligenciar el formato, es
importante que lea el resumen del
presente manual. El mismo garantiza
el éxito de la emisión y le permite al
SENA contar con la información
completa para el alistamiento
técnico y logístico.

DATOS DEL USUARIO
En este espacio se pretende
identificar el nombre del solicitante,
y la entidad, ya sea pública o
privada. En el caso del SENA,
serían las Regionales y los Centros
de Formación.
FECHA Y HORA DE INICIACIÓN
Y TERMINACIÓN
Se colocará la fecha exacta del
evento y el horario establecido.
INFORMACIÓN TEMÁTICA
Relación de los temas a tratar y un
breve resumen de los mismos.
PERSONA RESPONSABLE DEL
EVENTO Y TELÉFONO
Este punto es para mantener
constante comunicación sobre
aspectos técnicos y logísticos de la
emisión.
PÚBLICO OBJETIVO AL QUE VA
DIRIGIDO
Es necesario saber a quién está
dirigido el evento para tener a
disposición las salas de
videoconferencia.
EXPOSITORES Y CARGO QUE
DESEMPEÑAN
Es importante tener esta relación
para la ubicación de la mesa y del
sitio de emisión.
NÚMERO DE PUNTOS O
CIUDADES A ENLAZAR
Esta relación de puntos de enlace
es fundamental para garantizar
tanto auditorios como la señal para
la recepción. Cabe aclarar que la
programación se envía con una
semana de anticipación a la fecha y
las salas de videoconferencia son
múltiples (están para otros
eventos).

TIPO DE AYUDAS
TECNOLÓGICAS Y
AUDIOVISUALES
En este punto hay que aclarar que
las ayudas son muy diferentes a las
de una conferencia. Esto es
videoconferencia, por lo tanto se le
da otro tratamiento a las
presentaciones como el caso de
Power Point Microsoft.
Los textos deben estar altamente
contrastados para permitir una
mejor visibilidad en las regionales
receptoras: fondos claros, letras
oscuras (rojos , negros, azules,
invertidos sobre fondos oscuros),
el tamaño de letra (fuente) no
deben ser inferior a 24 puntos y sin
animaciones, preferiblemente no
debe realizarse gráficos (la
resolución no es la mejor).
CAPACIDAD DE AUDITORIO
Es importante saber cuántas
personas van asistir a los puntos
de emisión y recepción para
garantizar el alistamiento logístico.

NORMAS PARA LOS FUNCIONARIOS SENA
QUE MANEJAN LA PARTE TÉCNICA
DE LOS EQUIPOS
Verificar las conexiones antes de
encender los equipos (Multiplexores,
módems, video, audio, pares,
cámaras, micrófonos y otros
dispositivos conectados).
Encender los equipos por lo menos
30 minutos antes de la hora de inicio
del evento.
En caso de requerir ayudas (como
videobeam, computador y grabación),
tener los equipos instalados,
configurados y probados antes del
inicio del evento.
Los equipos son delicados y de
mucho cuidado, por consiguiente
deberán evitarse traslados
continuos y en condiciones
indebidas.
El área debe ser adecuada,
exclusivamente para el equipo.
Al cambiar de lugar los equipos,
reiniciar los módem y el VENUE
2000.
El manejo de los equipos debe ser
por una persona calificada.
Verificar que el lugar de instalación
esté libre de riesgos: tomas
eléctricas en mal estado, puntos de
red NO debidamente certificados,
cableado extendido en áreas de alto
trafico, etc.
Asegurarse de que el canal de
televisión sea el indicado


NORMAS PARA LOS FUNCIONARIOS SENA
QUE MANEJAN LA PARTE OPERATIVA
DE LOS EQUIPOS

No permitir que terceros
manipulen los equipos de
videocoferencia, incluidos el
control remoto y el micrófono.
Rectificar el volumen del televisor .
Corroborar el volumen del control.
Mantener la cámara de video con
buen enfoque.
No acercar demasiado el
micrófono para evitar distorsión.
No dejar el micrófono cerca del
televisor.
Evitar halones del cable del
micrófono. En caso de tener un
problema técnico, avisarlo
telefónicamente a la Oficina de
Sistemas de la Dirección General y
no hacerlo públicamente durante la
videoconferencia
Tener el volumen del televisor y de
los equipos de videoconferencia al
50 por ciento.

Predefinir dos imágenes para
tenerlas disponibles durante la
emisión.
Evitar presionar el botón de
transferencia de instantáneas para
no bloquear la imagen en los
demás puntos. En caso de que esto
suceda, se debe hacer conmutación
local remoto, en el control de
videoconferencia
Instruir a los expositores y
personas que van a participar en el
evento la forma como deben
manejar el micrófono durante su
intervención.
Evitar las interrupciones ociosas
cuando un punto de enlace entra
tarde por cualquier razón.
Asegurarse de que cuando la
regional participe, la persona que
esté hablando sea enfocada por la
cámara (no enfocar puertas,
paredes, cortinas y demás
elementos físicos).
En la sesión de preguntas si la
regional no va a intervenir, es
importante que se haga el respectivo
reporte pues esto permite confirmar
si el sitio está activo.

Evitar enfocar imágenes que
distraigan la atención de lo puntos
de enlace (resultan desagradables).
Mientras no se esté participando
activamente de la videoconferencia,
verificar que el micrófono esté
bloqueado.
Atender los llamados e
instrucciones impartidas por el
moderador o quién haga sus veces
en el sitio emisor.
Debido a que el sistema hace
conmutación por voz, evitar la
participación indiscriminada. Es
necesario esperar el turno para
intervenir, esto no permite la
distorsión en la imagen que se
Reportar oportunamente cualquier
mal funcionamiento de los equipos
de videoconferencia al grupo de
soporte de EBD Sena de la
Dirección General, Oficina de
Sistemas.
Es importante que la Regional que
emita una videoconferencia, al final
haga una evaluación de la misma en
cuanto a las partes técnica y
operativa.


NORMAS PARA LOS FUNCIONARIOS SENA
QUE MANEJAN LA PARTE LOGÍSTICA
Y DE DIVULGACIÓN

Los auditorios deben estar
reservados tanto para la emisión y
recepción, por eso la programación
se envía con ocho días de
antelación.
En caso de que haya problema con
el auditorio, comunicarlo con
antelación
Tener el auditorio disponible con
media hora de antelación al evento
ya sea de emisión o recepción.
Los auditorios deben estar
debidamente en buenas
condiciones de aseo.
Asegurar la ubicación de todas las
insignias institucionales (imagen
institucional).
Tener buena disposición para
atender a los participantes del
evento.
Apoyar la divulgación de las
videoconferencias